Holia évolue : ce qui change pour les praticiens

Holia fait évoluer son système de réservation en ligne avec un objectif simple : mieux protéger le praticien sans débiter le patient plusieurs jours ou plusieurs semaines avant son rendez-vous.

Le changement principal concerne donc le moment où le paiement est réellement effectué.

Lors de la réservation, le patient enregistre désormais sa carte, mais il n'est pas débité immédiatement. Le paiement est sécurisé avant le rendez-vous, puis l'encaissement intervient une fois la séance réalisée.

Ce qui change concrètement

Autrement dit : la réservation reste sécurisée, mais l'argent n'est réellement encaissé qu'une fois la séance effectuée.

Comment fonctionne une réservation ?

Le parcours reste simple pour vous comme pour votre patient.

1. Le patient choisit son rendez-vous

Il sélectionne une prestation, un créneau disponible et poursuit sa réservation normalement.

Au moment de confirmer son rendez-vous, il renseigne sa carte dans le parcours de paiement sécurisé.

Aucun montant n'est encaissé à ce stade.

La carte est enregistrée afin de sécuriser la réservation et de permettre le paiement au moment prévu.

2. Le paiement est sécurisé avant la séance

Environ 24 heures avant le rendez-vous, une autorisation bancaire correspondant au montant de la séance est demandée.

Si le rendez-vous est pris moins de 24 heures à l'avance, cette étape intervient directement après la réservation.

On parle parfois d'empreinte bancaire : le montant est autorisé par la banque, mais il ne s'agit pas encore de l'encaissement définitif de la séance.

Cela permet de vérifier que le paiement pourra bien être effectué, sans pour autant débiter le patient plusieurs jours auparavant.

3. Après la séance, confirmation ou clôture automatique

Après le rendez-vous, vous disposez de 24 heures pour confirmer la séance ou signaler une absence. Lorsque le paiement est sécurisé, sans action de votre part, le rendez-vous est automatiquement clôturé 24 heures après son horaire de fin et l'encaissement est déclenché.

Vous pouvez aussi indiquer plus tôt dans votre espace Holia que la séance est réalisée : l'encaissement est alors déclenché immédiatement.

La facture correspondante est alors créée ou finalisée et le paiement suit son parcours normal de reversement.

En résumé :

Réservation → carte enregistrée → paiement sécurisé → séance confirmée ou clôturée automatiquement → encaissement

Pourquoi Holia change ce fonctionnement

Le paiement immédiat au moment de la réservation est simple techniquement, mais pas toujours très agréable dans la vie réelle.

Un rendez-vous peut être pris plusieurs semaines à l'avance. Il peut être déplacé. Un imprévu peut survenir. Dans ces situations, encaisser immédiatement oblige parfois à rembourser puis à recommencer tout le parcours.

Le nouveau fonctionnement permet de mieux faire correspondre le moment du paiement avec le moment où la prestation est réellement réalisée.

Pour le patient, cela signifie notamment qu'il n'est plus débité très longtemps avant son rendez-vous.

Pour le praticien, la réservation reste sécurisée grâce à la carte enregistrée puis à l'autorisation bancaire effectuée avant la séance.

Et si le rendez-vous est reporté ?

Lorsqu'un patient ne peut finalement pas être présent à la date prévue, reporter le rendez-vous est généralement plus simple que l'annuler puis en recréer un autre.

Holia peut ainsi conserver le même rendez-vous et adapter le calendrier du paiement à la nouvelle date.

Cela évite notamment d'enchaîner inutilement paiement, remboursement puis nouvelle réservation.

Et en cas d'annulation ?

Si le rendez-vous est annulé avant qu'un paiement ait été encaissé, il n'y a évidemment pas de paiement définitif à rembourser.

Deux situations peuvent notamment se présenter :

• si aucune autorisation bancaire n'a encore été réalisée, aucun montant n'a été encaissé ;
• si le montant avait déjà été autorisé mais pas encore encaissé, cette autorisation peut être libérée.

Il est important de distinguer cette situation d'un remboursement : libérer une autorisation bancaire revient à ne pas réaliser l'encaissement prévu.

Holia n'applique pas automatiquement de frais d'annulation ou de no-show dans ce fonctionnement.

Les frais Holia restent simples

Le principe économique d'Holia ne change pas :

si Holia ne vous apporte aucun rendez-vous payé en ligne, vous ne payez rien à Holia.

Lorsqu'un paiement est effectivement encaissé via Holia :

• Holia prélève une commission de 8 % ;
• les commissions sont plafonnées à 59 € par mois civil ;
• lorsqu'au moins un paiement en ligne est encaissé dans le mois, un minimum de 2,50 € de commissions s'applique sur le mois.

Ce minimum de 2,50 € n'est pas ajouté aux 8 %.

Il représente simplement le minimum de commissions pour un mois pendant lequel le paiement Holia a été utilisé. Il est absorbé par les commissions suivantes et reste inclus dans le plafond de 59 €.

Par exemple, si vos commissions atteignent ensuite 12 € dans le mois, vous payez 12 € au total, pas 12 € + 2,50 €.

Et si aucun paiement en ligne n'est encaissé pendant le mois, ce minimum ne s'applique pas.

Les règlements que vous encaissez directement en dehors du parcours de paiement Holia ne sont pas concernés par cette commission.

Une action peut être nécessaire dans votre espace Holia

Cette évolution du système de réservation s'accompagne de nouvelles conditions et de quelques vérifications nécessaires pour certains comptes.

Si vous utilisez déjà Holia en tant que praticien, nous vous invitons à vous connecter à votre espace professionnel.

Selon votre situation, Holia pourra vous demander de :

• valider les conditions applicables aux réservations et aux paiements ;
• vérifier que votre compte de paiement est correctement configuré ;
• contrôler vos prestations, leurs tarifs et leurs durées ;
• vérifier vos disponibilités ;
• relire les informations de votre profil.

Ces étapes sont importantes.

Votre profil peut rester visible sur Holia même si certaines validations sont encore manquantes, mais la réservation en ligne peut rester indisponible tant que votre compte n'est pas prêt à recevoir des rendez-vous.

Si aucune action ne vous est demandée et que vos créneaux sont bien réservables, vous n'avez rien de particulier à faire.

Holia évolue aussi sur d'autres points

Ces dernières semaines, plusieurs autres améliorations ont été apportées à la plateforme.

Les profils peuvent désormais mieux représenter les activités qui ne tiennent pas dans une seule étiquette : profession principale, autres professions réellement exercées, spécialisations et approches peuvent être distinguées plus proprement.

Les praticiens qui travaillent uniquement à distance peuvent également être présentés comme « Visio uniquement », sans laisser penser qu'ils disposent d'un cabinet à proximité.

Enfin, la recherche Holia évolue elle aussi afin de mieux mettre en avant les profils renseignés et les professionnels auprès desquels il est réellement possible de prendre rendez-vous.

Mais pour les praticiens qui utilisent la réservation en ligne, le changement essentiel est celui-ci :

le patient réserve sans être débité immédiatement, le paiement est sécurisé avant le rendez-vous, puis vous êtes payé une fois la séance confirmée ou clôturée automatiquement.

Continuer à construire Holia avec vous

Holia est encore jeune et la plateforme continue d'évoluer rapidement.

Notre objectif reste pourtant le même depuis le début : aider les personnes à trouver le bon professionnel, apporter de nouveaux rendez-vous aux praticiens et construire un modèle dans lequel Holia gagne réellement sa vie lorsqu'il apporte de l'activité.

Cette évolution du paiement va dans ce sens : un parcours plus logique pour le patient, plus sécurisé pour le praticien et plus proche de la réalité d'un rendez-vous.

Merci à toutes celles et ceux qui utilisent déjà Holia et nous accompagnent dans son évolution.